Ett nytt HR-system är beställt och snart kommer det vara igång. Eller? Det vanligaste misstaget HR-chefer gör vid implementering av nytt HR-system är att slarva med förarbetet. För ett nytt system löser aldrig några problem av sig självt. I den här artikeln går HR-techexperten Helen Ekelund igenom de mest affärskritiska faktorerna att ha koll på – och hur du sparar både tid och pengar.
I artikeln får du veta:
- Varför en HR Digital Audit är affärskritisk
- Misstagen dina konkurrenter gör – och hur du undviker dem
- Hur ett nytt HR-system hjälper dig spara tid och pengar – på riktigt
Ett grundligt förarbete är A och O
Du har beställt ett nytt HR-system. Kanske har du bokat in en konsult från leverantören. Nu ska det bara implementeras – och sen är det klart. Men är det verkligen så enkelt?
Absolut inte, om du frågar HR-techexperten Helen Ekelund som har över tjugo års erfarenhet som bland annat HR-chef, managementkonsult och projektledare. Att införa ett nytt HR-system innebär inte bara ny teknik. Det är ett omfattande verksamhetsprojekt som berör strukturer, roller, processer, dataflöden och ansvarsfördelning – och som kräver kartläggning, förändringsledning och intern dialog.
Genom ett grundligt förarbete är att du kan spara både tid och pengar.
5 frågor att svara på – innan implementeringen:
1. Har du koll på organisationens nuläge?
Innan du börjar tänka på funktioner, integrationer och leverantörer måste du förstå hur din organisation faktiskt fungerar idag. Hur ser processerna ut? Vilka arbetsflöden fungerar – och vilka gör det inte? Utan den här verklighetsbilden riskerar du att upphandla ett system som inte matchar verksamhetens faktiska behov.
“En av de vanligaste missuppfattningarna är att ett nytt HR-system ska reda ut en redan rörig verklighet. Att det inte kräver några förändringar i verksamheten, utan att systemet bara ska lösa allt på något magiskt sätt.”
– Helen Ekelund, HR-techexpert
2. Vet du vem som gör vad – och vem som ska se vad?
Rollbeskrivningar, ansvarsfördelning och åtkomsträttigheter är centrala frågor inför implementeringen. För att ett HR-system ska fungera krävs tydliga definitioner: vem är chef, vad ansvarar HR för, vad får medarbetare göra själva i systemet – och vem ska ha tillgång till känslig information som exempelvis sjukfrånvaro, anställningsform och lön?
Att bygga systemet utifrån verkliga roller är avgörande för säkerhet, effektivitet och efterlevnad av GDPR.
“Om strukturen är oklar blir det snabbt ett säkerhetsproblem – och implementationen riskerar att dra ut på tiden eller stoppas helt. Synen på roller, ansvar och access kan även skilja sig mellan länder på grund av kulturskillnader. Det gäller helt enkelt att ha definierat det innan systemet är på plats.”
– Helen Ekelund, HR-techexpert
3. Är de viktigaste HR-processerna på plats?
I ett manuellt arbetssätt kan processer vara flexibla – men när de ska kodas in i ett system måste de vara tydliga, enhetliga och beslutsförankrade. Ett HR-system kräver struktur. Därför måste processer för exempelvis onboarding, attester och lönerevision vara tydligt definierade för att kunna byggas in i systemet.
“Att definiera processer är komplext och tar tid. För att lyckas behöver du prioritera, bygga gradvis och ha ett dedikerat team som driver förändringen.”
– Helen Ekelund, HR-techexpert
4. Har du involverat IT i god tid?
Ett vanligt misstag är att se implementationen som ett renodlat HR-projekt. Även om det är HR som kommer att äga systemet i slutänden, så är IT en viktig nyckelresurs. Samarbetet med IT är avgörande för att förstå krav på integrationer, säkerhet och datamodellering – och för att placera HR-systemet rätt i ert befintliga IT-ekosystem.
”Det är viktigt att samarbeta tidigt med IT eftersom de oavsett kommer att vara delaktiga i implementationen. Att involvera IT tidigt sparar både tid och pengar – och skapar ett hållbart ramverk för framtiden.”
– Helen Ekelund, HR-techexpert
Läs mer i artikeln: “Cybersäkerhet: Därför bör HR och IT samarbeta tätare 2025”.
5. Har du gjort en HR Digital Audit?
En HR Digital Audit är ett verktyg som hjälper dig att skapa en överblick av verksamhetens nuläge – var är vi, vart är vi på väg, vad vill vi åstadkomma, vad har vi för vision på företaget? Den hjälper dig identifiera dagsform, målbild och gap – och utifrån det ta affärsmässiga beslut om vad som ska göras, i vilken ordning och med vilka resurser.
”En HR Digital Audit är det mest effektiva sättet att skapa överblick, identifiera risker och planera rätt implementering.”
– Helen Ekelund, HR-techexpert
Utifrån analysen kan du fatta rätt beslut om vilket system som passar, vilka delar som behöver förändras, och hur ni steg för steg ska ta er dit. Det är först då ett nytt system kan bli användbart på riktigt.
Ta hjälp för en effektiv implementering
Vill du säkerställa att ditt nästa HR-system faktiskt stödjer din verksamhet – istället för att skapa nya problem? &Partners HR-experter hjälper dig att kartlägga nuläget, identifiera affärskritiska frågor och prioritera rätt insatser.
Tveka inte att höra av dig till oss för att få hjälp med din HR Digital Audit.
