När en organisation står inför en förändring har ett konstaterande gjorts att det är något som behöver, utifrån någon anledning, ändras på. Det kan vara ett arbetssätt, en organisatorisk utformning, en process eller ett systemstöd som behöver ses över. Ett befintligt mönster behöver brytas och nya vanor skapas. För att veta vilken förändring organisationen behöver hantera görs en behovsanalys. Behovsanalysen tar avstamp i nuläge, aktuella utmaningar och vad som är väsentligt för att uppnå en lyckad förändring.
Vår kollega Hanna Fjällström delar sin erfarenhet och konkreta tips för att skapa en bra behovsanalys. En behovsanalys anser jag inte ska förhastas eller förhalas. Den ska vid behov få ta sin tid och utformas med hjälp av användare utav tjänsten.
Låt mig exemplifiera ett konkret exempel. Organisationen Y verkar inom en specifik bransch där det finns lagstadgade rapporter för vilka det behöver samlas in data. Befintligt systemstöd används inte, då det inte upplevs användarvänligt för varken anställda eller chefer. Konsekvensen blir att data inte samlas in och organisationen fullföljer därmed inte sina lagstadgade åtaganden.
För att komma till bukt med problemet och utvärdera systemet hade min rekommendation varit att börja med en behovsanalys där användare och intressenter sätts i centrum och där jag hade utgått från nedan tre steg:
- Intervjuat slutanvändarna dvs medarbetare och chefer och identifiera var systemstödet brister. Är tjänsten svåråtkomlig? Är själva systemet svårt att förstå? Prioriteras inrapporteringen bort pga andra skäl så som hög arbetsbelastning osv?
- Workshop med intressenter beroende på vad utfallet av intervjuerna blir. Vilka resurser/funktioner i organisationen eller externt möjliggör att systemet används bättre? Tex. IT, externa leverantörer eller andra interna och externa stakeholders.
- Slutsats med rekommendation i ett projektdirektiv. I detta läge är förhoppningsvis ’problemet’ inringat och fastställt. Möjliga intressenter har gett besked om tänkbara lösningar för att åtgärda brister. Målen för förändringen är definierade. Rekommendationerna presenteras tex. i ett projektdirektiv som lämnas över till beslutande part där både tid, resurser och initiering av nästa steg kan fastslås.
Genom att tydligt utreda behovet inför en förändring blir också lösningen på behovet mer anpassat utifrån problemet som ska lösas. En annan postpositiv konsekvens är att förändringen stöter på mindre motstånd bland slutanvändarna om dessa varit med från början och bidragit.
När en organisation står inför förändring behövs det någon som vågar utmana mönster och vanor, någon som kan se saken utan all intern historik. Vi på &Partners är vana vid att driva all typ av förändring och förflyttning vilket vi gör tillsammans med våra kunder utifrån varje unik situation och behov. Kontakta gärna oss så berättar vi vilken förändring vi kan bistå din organisation med.
