Vår erfarenhet är att utveckling och effektivisering av onboarding historiskt inte har varit lika prioriterat som andra HR-processer. Ofta ligger ägandeskapet för processen mellan HR – IT och eller/kommunikation, vilket gör att det ibland är otydligt vem som ansvarar för vad.
Vår kollega Anna Marklund – Senior konsult inom HR tech delar en checklista kring digitalisering av onboarding:
1. Nuläget – var ligger ambitionsnivån?
Börja med en kort nulägesanalys och samla insikter och data: Hur många nyanställda onboardas per månad eller år? Vad finns det för budget? Resurser? Hur ser den nuvarande processen ut? Vad finns det för gap i nuvarande process? Kritiska målgrupper?
2. Skapa ett krossfunktionellt projekt
Utveckling av processen för onboarding ser jag behöver vara ett gemensamt ansvar och ofta ett projekt som kan/bör drivas av fler funktioner än HR.
Sätt samman en projektgrupp med processägare samt olika kompetenser och ansvarsområden. Involvera medarbetare och börja förslagsvis med en mindre pilot för att sedan rulla ut brett mot samtliga målgrupper.
3. Säkra implementationskraft
För att lyckas krävs det att projektgruppen har mandat att fatta beslut för utveckling men kanske viktigast av allt, har resurser för genomförande och implementation.
Min erfarenhet är att denna typ av projekt tidigt behöver säkerställa förmåga att genomföra onboardingen för att undvika att man sitter med en produkt som inte går att rulla ut då det saknas tid och/eller kraft för själva genomförandet.
4. Använd AI och automatisera
Ta förslagvis fram en grund för processen om ni inte har denna på plats alternativt titta på befintlig process och se vilka delar som kan automatiseras samt där man kan använda AI.
Delar som kan automatiseras är t. e.x beställning av licenser/hårdvara vilket både sparar tid och administration samt produktion av content och innehåll där man med fördel kan använda olika AI-verktyg för att hålla onboardingen dynamisk och levande.
