En modig satsning i AI:ns linda
Vad händer när bara några få i en organisation lär sig jobba med AI – medan andra står utanför? För Uppsala universitet blev svaret tydligt: man riskerar att skapa ett internt A- och B-lag. Därför togs beslutet att ge all teknisk administrativ personal inom universitetsförvaltningen en grundläggande förståelse för AI och dess praktiska användning i vardagen.
“Att vi ska ge fler samma grund att stå på i AI-frågan är en medveten strategi – annars riskerar vi att halka efter både som individer och organisation.”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
För att möjliggöra initiativet sökte universitetet särskilda omställningsmedel. Tack vare det kunde man ta in externa experter, och valet föll på &Partners AI-strateg Frida Mangen som tidigare gett AI-föreläsningar inom universitetets uppdragsutbildningar.
“Vi har många kontakter som kan prata om AI, men det kändes viktigt att hitta en person med förståelse för universitetsvärlden och hur vi jobbar. Och vi har verkligen varit jättenöjda med Frida!”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
Framgångsfaktorer: Eldsjälar och engagemang
Under våren 2025 har totalt 800 medarbetare på Uppsala universitet påverkats av AI-satsningen. &Partners och Frida har ansvarat för utbildningen av drygt 600 av dem – med särskilt fokus på universitetets tekniska och administrativa chefer och personal.
“Det är en modig och väldigt fin insats av Uppsala universitet att ge alla samma chans att börja sin AI-resa.”
– Frida Mangen, &Partners
Som i alla förändringsarbeten har interna eldsjälar varit avgörande. Projektet initierades av ett team där HR-direktören, IT-direktören och AI-strategen spelat nyckelroller – med Ulrika Ljungman, chef för avdelningen för uppdragsutbildning, som ansvarig för genomförandet av utbildningsinsatserna.
“Att utbilda våra medarbetare i moderna verktyg har varit ett prioriterat område ett par år redan. Så det här var en viktig insats i universitetets digitala omställning.”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
En AI-utbildning som engagerar alla
Utbildningen har bestått av två delar: först en tre timmar lång föreläsning, följt av en workshop där deltagarna får utforska AI:s möjligheter i sin egen arbetsvardag. Fokus har legat på det praktiska snarare än det tekniska.
“Det handlar främst om vad AI kan betyda i min arbetsvardag. Vad kan bli enklare, snabbare eller smartare?”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
I workshopen har deltagarna genererat en mängd idéer som sedan analyserats, delvis med hjälp av AI, för att identifiera vilka som är genomförbara och ger störst nytta.
Ringar på vattnet – och intresse från andra myndigheter
Effekterna märks redan. Universitetet har bjudits in till flera nätverk för att berätta om satsningen, och andra myndigheter och statliga institutioner har visat intresse för att följa exemplet. Internt har en så kallad “AI-stuga” startats, där medarbetare en dag i veckan kan få stöd och inspiration i sitt AI-användande.
Den kanske största vinsten? Att tröskeln sänkts – och att AI inte längre upplevs som något mystiskt, utan som ett användbart verktyg bland andra. Nya utbildningsomgångar planeras till hösten, med målet att nå universitetets tekniskt administrativa personal på institutionerna också.
“Vi märker att folk börjar prata om AI på fikarasten – det är ett gott tecken.”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
Konsten att få med alla på AI-tåget
Att utbilda i ett område som förändras från vecka till vecka är en utmaning – särskilt i en universitetsmiljö där man är van vid att arbeta forskningsbaserat. Det som var ny kunskap igår, kan kännas föråldrat idag.
Just därför menar Frida och Ulrika att det viktigaste är att våga börja, även utan färdiga svar.
“Det är lite som under pandemin – folk efterfrågar tydliga riktlinjer, men det är svårt att ge. För att överleva måste vi röra oss framåt ändå. Alternativet, att stå still, är ett mycket större hot.”
– Frida Mangen, &Partners
Rådet till andra organisationer? Börja i det lilla och börja med det konkreta. Det handlar inte om att alla medarbetare ska kunna allt, utan om att ge alla en chans att förstå och våga testa.
“AI är inte en hype – det är en förändring som redan är här. Och vi vill att alla ska kunna vara med på tåget.”
– Ulrika Ljungman, Uppsala universitet
Vill du också höja den interna lägsta nivån kring AI?
Kontakta &Partners för att höra hur en AI-satsning kan se ut i din organisation.
