HR på Business Sweden såg ett behov av att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen av personaldata. Det handlade dels om att förenkla och förbättra processer kring alltifrån anställningsdata till on- och offboarding, dels att kunna hantera utvecklingssamtal och skapa en lärplattform för utbildning.
Företaget har en utmaning i att det är en komplex organisation med olika anställningsformer, avtal och regelverk. Företaget finns dessutom i många delar av världen.
&Partners Tech rekommenderade Business Sweden att börja med en kartläggning och behovsanalys – HR Digital audit – för att därefter gå vidare till en kravspecifikation ifall systemstöd fortfarande var aktuellt.
En HR digital audit gjordes för att fånga problem och önskad position. För att fånga upp olika perspektiv involverades flera delar av organisationen som exempelvis Payroll, IT, Legal samt chefer och anställda som representerade delar av organisationen.
Utifrån det arbetet jobbade vi igenom kravställning både med hjälp av HR men också andra delar av organisationen. Efter ha en tydlig bild på behoven och ambitionen matchade vi med lämpliga leverantörer på marknaden. Efter en gedigen upphandlingsprocess och genomförda demos valdes ett system som passade kravställningen bäst.