Case – Utvärdering av systemimplementation

&Partners Tech har sedan hösten 2021 arbetat i uppdrag på SCA för att sätta upp ramar för en utvecklande systemförvaltning av HR-systemet People.

Under hösten 2022 genomfördes en utvärdering för att följa upp hur väl implementationen fallit ut i jämförelse med de mål som sattes upp i början av projektet. Totalt intervjuades 50 personer i organisationen. Det var en grupp bestående av chefer, medarbetare, HR och lön. Det var en blandning av kollektivanställda och tjänstemän för att få  representanter från hela företaget. Det genomfördes också workshops med gapanalyser för att följa upp och jämföra övergripande mål och förväntningar med resultat.

Vi intervjuade HR-direktör Stina Danielsson som är processägare av systemet och som varit beställare av utvärderingen:

Varför ville ni göra den här utvärderingen och varför nu?

Vi har haft ett långt implementationsprojekt som pågått under flera år på SCA. Systemet lanserades för drygt ett år sedan och nu är samtliga moduler på plats. Vi har valt att ta med rekrytering, introduktion, mål och utveckling, utbildning, lönerevision och successionsplanering. Vi såg att det var ett bra tillfälle nu att fråga våra slutanvändare hur de upplever systemet så här långt och vilken nytta det bidragit med utifrån uppsatta mål. Resultatet kommer vi använda för att revidera målen och sätta en strategi för de kommande åren. Vi har efter utvärderingen tillsatt förändringsgrupper och startat igång förbättringsprojekt för 2023.

Vad var resultatet av utvärderingen?

Resultatet visade att det är svårt för framförallt chefer att förstå helheten i systemet och att det är svårt för sällananvändare att hitta i systemet. Resultatet visar också på att det är svårt för HR att stötta sina chefer eftersom de själva inte har tillräcklig kunskap om systemets logik och funktioner. Medarbetare uppskattar möjligheteten att genomföra utbildningar genom systemet i samband med introduktion. Samtliga deltagare tycker att det var rätt att implementera ett HR-system och ingen vill gå tillbaka till hur det var förut. Andra delar som upplevs positivt är möjligheten till digitala anställningsavtal, sökbarheten i systemet, organisationsöversikten och modulen för lönerevision.

Vilka är dina slutsatser efter utvärderingen?

Att vi behöver slipa på processer och flöden som satts upp. Vi behöver bland annat skapa en mycket enklare anställningsprocess med ett effektivare flöde av data hela vägen från att kandidater läggs in i rekryteringsprocessen till att det är dags att betala ut lön via lönesystemet. Det är lätt att gå vilse och göra det svårare än nödvändigt när man befinner sig i startfasen och det inte riktigt går att se hur lösningen kommer att fungera i praktiken.

Vi behöver också få till en effektivare introduktion där våra chefer har större nytta av automatisering i ett system. Det finns en hel del anpassningar i introduktionen som behöver göras för att det ska upplevas relevant. Just nu är den för generell och är tänkt att passa alla. Då finns det en risk att den istället blir irrelevant för alla.

Så här i efterhand, var det rätt att beslut att implementera ett HR-system?

Ja, det var det! Vi behöver samla processer och data i ett system för att få till mer harmoniserade arbetssätt, kvalitetssäkra data och samla all data i samma system. Det är på många sätt en hygienfaktor. Men, vi inser också att det är mycket arbete kvar innan vi kommer få det att fungera som vi vill. Insikten är väl att vi aldrig kommer bli helt klara.

 

Dela inlägget